Veelgestelde vragen

Als u in een flatgebouw woont, zit u in een leefgemeenschap met eigen regels. Uw rechten en verplichtingen zijn te vinden in de wet, in het reglement van splitsing en in een eventueel later vastgesteld huishoudelijk reglement.

In dit laatste staan veelal regels, opgesteld door de eigenaars tezamen. Dit huishoudelijk reglement omvat allerlei bepalingen van praktische aard: wanneer mag de was buiten gehangen worden, hoe laat gaat de voordeur dicht, mogen er plantjes in de hal worden geplaatst enz.

Een eigenaar die een regel van het reglement overtreedt, kan een berisping krijgen of een boete worden opgelegd ten bate van de verenigingskas. Als uiterste middel kan hem de toegang tot z’n appartement worden ontzegd.

U doet er goed aan kennis te nemen van de inhoud van het huishoudelijk reglement vóórdat u besluit tot aankoop van een appartementsrecht.

Het huishoudelijk reglement kan worden gewijzigd in een vergadering van eigenaars met een meerderheid die uit de statuten blijkt.

Bij grote verenigingen wordt het bestuur meestal gevormd door een beroepskracht, soms een privé-persoon, maar vaak ook door een bureau dat op deze vorm van bestuur geheel is ingesteld (ook wel administrateur genoemd).

Het bestuur van de vereniging wordt door de vergadering van eigenaars benoemd en zorgt voor de dagelijkse gang van zaken, beheert het geld van de vereniging en ziet toe op de uitvoering van reparaties, regelmatig onderhoud en dergelijke.

Bij het bestuur kunt u terecht als er een lekkage is, als de gemeenschappelijke verwarming kapot is, kortom voor alles wat het onderhoud van gebouw en installaties betreft.

Bij grote flatgebouwen of complexen daarvan is er naast het bestuur soms ook een huismeester. Deze is vaak in dienst van de vereniging van eigenaars, verzorgt kleinere reparaties, neemt klachten in ontvangst en geeft deze door aan het bestuur en heeft verder een aantal huishoudelijke taken binnen het gebouw (en complex).

Een zeer belangrijke taak van het bestuur is het opstellen van een begroting voor het komende boekjaar van de vereniging en het klaarmaken van het exploitatieoverzicht over het afgelopen boekjaar.

Op basis van de begroting – een overzicht waarop alle te verwachten kosten staan vermeld, zoals verfwerk, tuinonderhoud, kosten van brandstof voor de c.v., verzekering van het gebouw e.d. – wordt de bijdrage per maand (of drie maanden) in de servicekosten voor elke appartementseigenaar vastgesteld. Tot het betalen van deze bijdrage is iedere appartementseigenaar verplicht.

Het bestuur zorgt voor de inning en verrekening van deze bijdrage.

Het spreekt vanzelf dat een appartementseigenaar zijn woning zo dient te gebruiken en te onderhouden, dat hij de andere bewoners geen overlast bezorgt. Hij moet zorgen dat er geen verstoppingen in zijn sanitair ontstaan, hij mag niet zomaar een t.v-schotel plaatsen, hij mag evenmin `s nachts de muziek keihard aanzetten enzovoorts. Hij zit als het ware in een leefgemeenschap en dient zich daarnaar te gedragen.

Het reglement bevat hiervoor ook een aantal regels. Juist omdat de eigenaren een eigen gemeenschap vormen en bij het gebruik van het gebouw op elkaar zijn aangewezen, is het begrijpelijk dat het reglement ook regels kan bevatten die aan de eigenaars een zekere mate van inspraak geven bij de komst van een nieuwe bewoner. Hierover en over andere gevolgen van verkoop en koop, en ook over huur en verhuur van de flat, geeft het reglement voorschriften.

De eigenaar of huurder die het te bont maakt en voortdurend andere bewoners overmatig hindert of zich niets aantrekt van bepalingen uit het reglement, kan na allerlei waarschuwingen uiteindelijk zelfs de toegang tot zijn eigen flat worden ontzegd. De ervaring leert dat deze maatregel zelden wordt toegepast en dat zo’n bewoner meestal zelf z’n biezen pakt.

In het reglement van splitsing zijn bepalingen en voorschriften opgenomen, die men zou kunnen noemen de gedragsregels voor eigenaars/bewoners. In vrijwel alle notariële akten waarbij een gebouw wordt gesplitst in appartementsrechten wordt verwezen naar het zogenaamde Modelreglement.

Dit reglement werd opgesteld door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie en is opgenomen in een boekje, dat bij iedere notaris te verkrijgen is. Van het Modelreglement bestaat ook een speciale versie, bestemd voor service-flatgebouwen.

In iedere splitsingsakte wordt een aantal specificaties en soms afwijkingen van dat Modelreglement opgesomd, die alléén voor dat specifieke flatgebouw van toepassing zijn. Want zoals u zult begrijpen: geen twee gebouwen zijn hetzelfde. Het ene gebouw heeft wel overal centrale verwarming, waarvoor een regeling over stookkosten en onderhoud van de ketels moet worden opgenomen; het andere gebouw heeft deze voorziening niet, maar heeft daarentegen bijvoorbeeld weer wel een recreatiezaal voor algemeen gebruik, waarvoor weer een aparte regeling moet worden opgenomen in het reglement van splitsing. Modelreglement én de afwijkingen daarvan in de akte van splitsing vormen samen het Reglement van Splitsing voor dat specifieke, in de splitsingsakte nader omschreven gebouw.

Wijziging van het Reglement van splitsing kan tot 1 mei 2005 uitsluitend plaatsvinden met medewerking van alle appartementseigenaren. Sindsdien kan wijziging ook met medewerking van het bestuur van de vereniging plaatsvinden als ten minste 4/5 van de stemmen van de leden voor de wijziging zijn. In de akte van splitsing kan worden bepaald dat een grotere meerderheid voor moet stemmen. Deze nieuwe regel geldt alleen voor splitsingen van na 1 mei 2005. Voor splitsingen van voor deze datum geldt de regel pas per 1 mei 2008. Ook moeten alle hypotheekhouders (banken e.d.) en andere beperkt gerechtigden op de appartementsrechten (bijv. vruchtgebruikers) in de wijziging toestemmen, alsmede eventuele beslagleggers.

Appartementsrechten ontstaan doordat de eigenaar van een gebouw, bijvoorbeeld een pensioenfonds, een beleggingsmaatschappij of een woningbouwvereniging, besluit dat gebouw te splitsen in afzonderlijke juridische eenheden (woningen en/of winkels), meestal met de bedoeling deze te verkopen hetzij aan de huurders hetzij aan anderen.

De splitsing in appartementen wordt vastgelegd in een notariële akte:

• de splitsingsakte

Op een daarbij behorende splitsingstekening worden de grenzen tussen de verschillende appartementen onderling en die van de gemeenschappelijke ruimten exact aangegeven. De splitsingstekening en de splitsingsakte worden samen in de openbare registers van de Dienst van het kadaster en de openbare registers ingeschreven en zijn voor iedereen op te vragen en in te zien.
Een van de belangrijkste onderdelen van de splitsingsakte is het reglement van splitsing.

Een appartementsrecht is een aandeel (bijvoorbeeld één/dertigste) in een gebouw met toebehoren dat de bevoegdheid geeft tot het uitsluitend gebruik van een bepaald gedeelte van dat gebouw bijv. als woning of winkel. Alle appartementseigenaars zijn samen eigenaar van het hele flatgebouw.

Een appartementseigenaar mag als mede-eigenaar alles gebruiken wat in het gebouw tot gezamenlijk gebruik dient, de zogenaamde gemeenschappelijke ruimten. Het gedeelte waarvan de eigenaar van het appartement het uitsluitend gebruik heeft, wordt veelal aangeduid als privé-gedeelte. Met het gebruik hiervan hebben andere bewoners niets te maken. Wel kunnen er regels voor het gebruik worden gegeven.

Het appartementencomplex zal op basis van een uitgebreide opstalverzekering worden afgesloten.
Indien de individuele appartementseigenaar in zijn of haar appartement verbeteringen aanbrengt verhogen deze de totale herbouwwaarde van het gebouw. Hierbij is te denken aan:

• vast parket en/of plavuizen
• andere duurdere keuken
• c.v.-installaties
• nieuwe badkamer enz.

Aangezien deze ‘meerwaarde’ niet op de polis van de VvE wordt opgegeven kan een behoorlijke onderverzekering ontstaan. Indien de appartementseigenaar, die verbeteringen in/aan zijn of haar appartement heeft aangebracht, zeker wil zijn bij schade niet geconfronteerd te worden met onderverzekering dient hij of zij het volgende te ondernemen.
Men dient contact opnemen met de assuradeur van de inboedelverzekering en vraagt aldaar deze verbouwing/verbetering mee te verzekering.

Bij overdracht van een appartementsrecht worden tussentijds administratiekosten berekend.
Deze kosten worden aan de kopende en/of verkopende partij in rekening gebracht.

Voor de controle van de administratie, éénmaal per jaar, stelt de beheerder het op prijs indien er één of twee leden van de VvE zich beschikbaar stellen als lid van deze commissie.

Deze leden krijgen, na het opmaken van de jaarstukken, de originele bescheiden toegezonden ter controle. Indien gewenst zal er door de beheerder een mondelinge toelichting worden verstrekt aan de commissieleden.

Nadat de Kascontrolecommissie de stukken heeft gecontroleerd zullen deze worden aangeboden aan de leden en voorgelegd aan de algemene ledenvergadering ter goedkeuring.

De VvE wordt door alle eigenaren gezamenlijk bestuurd.

Besluiten worden genomen in een algemene ledenvergadering, waarbij in ieder geval de financiële stukken van het voorgaande boekjaar en de begroting over het lopende jaar worden besproken en vastgesteld. Tevens kan in deze vergadering worden gesproken over het uit te voeren onderhoud aan het gebouw. Op basis van de door de leden getekende presentielijst zal worden vastgesteld of er voldoende leden aanwezig zijn voor het nemen van rechtsgeldige besluiten.

Om ervoor te zorgen dat deze besluiten op een correcte wijze worden uitgevoerd kan de vergadering een beheerder (de VvE-beheerder) benoemen.Deze beheerder heeft diverse taken binnen de VvE, waaronder:

• Het organiseren van vergaderingen en de daarbij horende taken.
• Het uitvoeren van de besluiten van de vergadering.
• Het beheren van de financiën van de VvE.
• Het incasseren van de periodieke bijdragen bij de leden.
• Het opstellen van de financiële jaarstukken voor de VvE.
• Het afsluiten van verzekeringen voor de VvE.
• Het uitvoeren van kleine onderhoudswerkzaamheden en erop toezien dat deze op correcte wijzen worden uitgevoerd.

Mochten er zich in de loop van het jaar bijzondere zaken voordoen dan kan er tussentijds een buitengewone ledenvergadering worden uitgeschreven om alsdan tussentijds tot besluitvorming te komen.

Conform het modelreglement bij Splitsing in Appartementen dient de vergadering een voorzitter te kiezen. Deze zal de vergadering leiden en het is gebruikelijk der er een overlegsituatie zal komen met de VvE-beheerder over tal van zaken.

Tijdens een vergadering zal een conceptbegroting puntsgewijs met u worden doorgenomen. De totale bijdrage aan de vereniging, zoals voorgesteld, is opgesteld aan de hand van ervaringscijfers en ander feitenmateriaal.

Om er voor te zorgen dat er ook in de toekomst onderhoudsmiddelen beschikbaar zijn, is het noodzakelijke om de onderhoudskosten voor een langere periode in beeld te brengen, zodat voor toekomstige (hoge) kosten kan worden gespaard. De bijdrage aan de vereniging kan daarmee voor meerdere jaren gelijk blijven en de leden komen niet voor plotselinge hoge kosten te staan wanneer in enig jaar dure ingrepen noodzakelijk zijn.

Het wordt sterk aanbevolen om een aantal eigenaren te benoemen tot lid van een Technische commissie, daar deze als contactpersonen voor sommige zaken kunnen functioneren tussen eigenaren en de beheerder.

Tevens zou er een overlegstructuur kunnen worden gemaakt waarin diverse zaken worden voorbereid, welke in een ledenvergadering aan de orde worden gesteld, met name de voorbereiding tot het aangaan van onderhoudscontracten en de gunning daarvan.

Mochten er klachten zijn over de gemeenschappelijke delen, dan worden deze normaal gesproken door de beheerder opgelost mogelijk in samenspraak met de commissieleden.

Tot de gemeenschappelijke delen van het gebouw behoren de volgende onderdelen, tenzij in de splitsingsakte anders is omschreven:

• De funderingen
• Dragende muren en kolommen
• Het (ruwe) metselwerk
• Woningscheidende vloeren
• Balkonconstructies
• Trappenhuizen
• Galerijen met hekwerken
• Daken
• Raam- en deurkozijnen en deuren in de buitengevel
• Borstweringen
• Gemeenschappelijke afzuiginstallaties
• Ventilatiekanalen
• Alle betonconstructies
• Hoofdrioleringen
• Gangen en Bestratingen
• Buitengevels
• Schoorstenen
• Leidingen die door meer appartementen lopen
• lift installaties

Uit de begroting vloeit automatisch een bijdrage voort welke is gebaseerd op de verdeelsleutel zoals is genoemd in de Splitsingsakte. Het is echter een formaliteit, indien de voorgestelde begroting wordt vastgesteld, de bijdrage vast te stellen. Vanuit deze bijdragen worden alle gemeenschappelijke kosten voldaan. Hierbij valt te denken aan de gemeenschappelijke onderhoudskosten, verzekeringen, eventuele (gemeenschappelijke) servicekosten en het honorarium van de bestuurder.

Het is gebruikelijk om de vastgestelde, maandelijkse bijdrage te voldoen per eerste van de maand, nadat een appartementsrecht via een notaris is getransporteerd. Voor het voldoen van de bijdrage ontvangt u geen factuur. U kunt uw bank opdracht verstrekken maandelijks de bijdrage van uw rekening over te laten schrijven naar de rekening van de vereniging.

De VvE heeft een eigen girorekening die door de beheerder wordt beheerd. De te betalen bijdrage moet dus op deze rekening worden gestort zodat de opgedragen werkzaamheden normaal uitgevoerd kunnen worden.

Heeft de VvE namelijk niet voldoende financiële middelen dan mogen er GEEN opdrachten worden verstrekt.